Bagaimana Cara Terbaik untuk Membuat Jadwal Kerja Karyawan?

Penelitian menunjukkan bahwa manajer menghabiskan sekitar 3,14 jam per minggu untuk membuat jadwal kerja, yang berarti sekitar 20% dari waktu manajer di tempat kerja. Mungkin tampak seperti waktu yang singkat, tetapi kualitas dan efisiensi jadwal kerja merupakan prasyarat penting untuk produktivitas yang sukses. Oleh karenanya, artikel ini akan membahas tentang cara menjadwalkan jam kerja karyawan secara efektif termasuk penggunaan attendace software management seperti Talenta.

Untuk menjadwalkan waktu karyawan secara efektif, Anda harus:

• Luangkan Waktu untuk Memahami Tim Anda

Anda mungkin berpikir bahwa memiliki cukup banyak orang selama satu shift sudah memenuhi syarat produktivitas sebuah bisnis. Namun, Anda juga harus memastikan bahwa mereka adalah orang yang tepat untuk jenis tugas, jumlah beban kerja, waktu, atau jenis pelanggan.

Jadi, langkah nyata pertama dalam membuat jadwal kerja yang efisien adalah mengetahui tim Anda. Buatlah daftar yang merinci:

• Keterampilan yang relevan
• Kualitas pribadi seperti ketekunan, efisiensi, atau keandalan
• Sertifikasi, pendidikan yang relevan, pengalaman
• Status pekerjaan mereka (Apakah mereka penuh waktu atau paruh waktu?)
• Tipe kepribadian (Apakah mereka introvert atau ekstrover?)
• Kebiasaan kerja, terutama jika Anda memiliki jadwal yang fleksibel, dan beberapa karyawan memiliki kebiasaan untuk datang lebih cepat daripada yang lain

Dengan daftar seperti itu, Anda akan dapat memilih rekan tim yang ideal untuk setiap shift / tugas.

• Luangkan Waktu untuk Memahami Beban Kerja

Setelah memahami keterampilan, kualitas, dan sifat setiap anggota tim Anda, inilah saatnya menganalisis beban kerja dan sumber daya yang dimiliki untuk menanganinya.

Pertama, buat bagan hari dan jam kerja yang akan dimiliki tim. Misalnya, jika Anda beroperasi dengan jadwal fleksibel berbasis 8 jam Senin sampai Jumat, anggota tim masing-masing memiliki 40 jam untuk melaksanakan pekerjaan mereka (dengan asumsi mereka tidak pernah bekerja lembur).

Kemudian, identifikasi jam-jam sibuk – ini adalah saat-saat di mana Anda akan memiliki paling banyak pekerjaan, dan kemungkinan akan membutuhkan lebih banyak orang di tempat kejadian.

Sebagai alternatif, jika bisnis Anda tidak memiliki waktu sibuk, yang terbaik adalah Anda membuat jadwal berdasarkan prioritas, yaitu tugas yang paling penting dan / atau paling mendesak.

• Lacak Waktu Masuk dan Keluar Karyawan

Mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan karyawan terbukti penting untuk bisnis apa pun yang bekerja lembur. Lagi pula, karyawan perlu mencatat semua jam lembur untuk mendapatkan kompensasi yang sesuai dan memastikan kepatuhan bisnis dengan peraturan waktu kerja saat ini.

Namun, jenis jadwal lain apa pun, dari yang berbasis shift hingga yang fleksibel, juga dapat memanfaatkan time attendance software – karyawan mendapatkan catatan yang jelas tentang jam kerja mereka sebagai bukti bahwa mereka benar-benar bekerja selama waktu yang dijadwalkan. 

Sejalan dengan itu, sebelum mengatur jadwal kerja, Anda juga perlu menginstruksikan karyawan tentang cara melacak waktu jam masuk mereka. Untuk tujuan ini, Anda dapat download software attendance management, seperti Talenta.

Dengan Talenta, Anda akan dapat menentukan proyek dan tugas Anda, menetapkan tugas ke anggota tim, dan kemudian meminta anggota tim tersebut menentukan waktu kerja mereka dalam 2 cara berbeda:

• Dengan melacak waktu dalam mode pengatur waktu – minta setiap orang memulai / menghentikan pengatur waktu saat mereka mulai bekerja / menyelesaikan pekerjaan pada tugas yang diberikan / giliran kerja hari ini.
• Dengan mencatat waktu setelah bekerja secara manual, juga dalam 2 cara berbeda: Pertama, meminta setiap orang menambahkan durasi untuk setiap tugas / shift yang ditetapkan secara manual setiap hari. Kedua, meminta setiap orang menambahkan durasi giliran kerja untuk setiap hari setiap minggu.

Semua waktu yang dimasukkan dapat dilihat dalam laporan visual dan mingguan – Anda dapat menggunakan data ini untuk menganalisis kehadiran karyawan dan kemudian bekerja untuk membuat jadwal yang lebih baik di masa mendatang. 

Jika Anda juga menentukan tarif karyawan per jam, Anda dapat menggunakan data Talenta untuk penggajian, karena penghasilan karyawan akan dihitung secara otomatis berdasarkan waktu yang dilacak karyawan dan tarif per jam masing-masing.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara terbaik untuk mengatur dan menjalankan sistem clock-in dan clock-out, download software attendance management Talenta.

• Buat Sistem Komunikasi Tim yang Efisien 

Salah satu kunci produktivitas tim dan manajemen waktu karyawan yang tepat adalah memastikan tim selalu merasa terhubung dan mendapat informasi tentang perkembangan terkini, pembaruan, atau perubahan pada alur kerja atau beban kerja yang diharapkan.

Jadi, pastikan Anda selalu mengomunikasikan setiap perubahan terkait jadwal kerja, dan berikan kesempatan kepada karyawan untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan dan permintaan mereka sendiri. Misalnya, aplikasi absensi Talenta menghadirkan fitur pengajuan dan persetujuan penggantian jadwal kerja oleh karyawan dan manajer langsung dari aplikasi di smartphone masing-masing. 

• Posting Jadwal Kerja Setidaknya 7 Hari Sebelumnya

 Dengan cara ini, Anda juga akan menyisakan cukup waktu jika seseorang:

• perlu menjadwalkan (atau menjadwal ulang) jadwal kerja baru.
• ingin mencari pengganti atau shift (Anda dapat membiarkan karyawan menukar shift atau memiliki sistem untuk pengganti)
• ingin berbicara dengan Anda tentang hari atau waktu mereka bekerja (mungkin Anda selalu menjadwalkan karyawan X pada waktu dan hari yang tidak pernah sesuai untuk mereka)

Demikian cara terbaik menjadwalkan jam kerja karyawan yang dapat Anda terapkan. Pada akhirnya tidak peduli apakah karyawan bekerja dengan jadwal tetap, fleksibel, atau lainnya. Jika Anda membuat jadwal kerja dengan benar, maka akan meningkatkan:

• operasional bisnis
• manajemen waktu
• keseimbangan kehidupan kerja karyawan
• kepuasan karyawan
• kepuasan pelanggan / klien

Yuk, segera gunakan aplikasi Talenta untuk mengefisiensikan penjadwalan kerja karyawan. Mudah, dapat disesuaikan, dan serba online.